Bitácora de obra: 3 razones para usarla

Una bitácora de obra o  informe diario es una herramienta necesaria utilizada en la construcción para el registro diario del avance de la obra, tales como los cambios o modificación a los planos, al programa o a sus especificaciones; accidentes; acuerdos verbales con los contratistas y otros participantes, y observaciones del director general de la obra, los consultores, los contratitas y los inspectores de la autoridad. Básicamente, se utiliza para registrar el progreso diario de los proyectos de construcción.

La buena noticia es que el advenimiento de las soluciones digitales ha simplificado este exigente proceso, ya que ha automatizado algunos de sus aspectos más laboriosos.

A pesar de su importancia primordial, muchas personas en la construcción todavía parecen a veces subestimar su necesidad. 

Sin embargo, quienes han necesitado volver atrás y consultarlos semanas después han entendido por qué las bitácora de obra son un componente fundamental del proceso de construcción.

La bitácora de obra también pueden ser valiosos cuando las empresas terminan en un tribunal o en un arbitraje, ya que la documentación puede ser útil en escenarios de él, dijo. 

En otras palabras, la bitácora de obra pueden funcionar como una fuente objetiva de verdad sobre cualquier cosa que haya ocurrido en el sitio. Por esa razón, es fundamental que no se pierda información. 

Todos los hechos deben documentarse dentro de estos informes diarios porque cualquier cosa que se omita puede resultar en conflictos dañinos o malentendidos costosos.

No existe una regla firme sobre cómo se deben completar los registros, ya que se aceptan tanto las notas digitales como las escritas a mano. 

Sin embargo, la bitácora de obra que se crean con lápiz y papel han comenzado a verse como problemáticos por una serie de razones, como el hecho de que no se pueden actualizar o que su legibilidad depende en gran medida de la letra de la persona que los crea. 

La bitácora de obra, por lo general, la completa el capataz de obra, el superintendente o incluso los gerentes de proyecto. Después de todo, cuanta más información se recopile, mejor será la documentación.

La información de cada día debe recopilarse con regularidad, al menos una vez a la semana.  En los días anteriores a la tecnología digital, los informes diarios solían colocarse en una carpeta de tres anillos en la oficina.

A medida que las tecnologías digitales están tomando el control, las personas en el sitio ahora tienen la opción de almacenar estos valiosos datos en línea con la ayuda de software de bitácora de obra. 

De esa manera, todos los agentes del proyecto pueden acceder a él sin esfuerzo y compartirlo con otros miembros del equipo.

En pocas palabras, estos son algunos de los principales beneficios de convertir su proceso de bitácora de obra en formato digital:

• Puede generar registros personalizados y de aspecto muy profesional que puede compartir con las diferentes partes interesadas del proyecto (por ejemplo, gerentes de construcción, clientes, etc.).
• Puede acceder fácilmente al informe y actualizarlo en el sitio con solo usar su tableta o dispositivo móvil.
• Envíe, almacene y recupere información crucial del proyecto rápidamente.
• Ajusta tu informe en función de los requisitos y necesidades de cada proyecto.
• Mejor colaboración y coordinación entre las diferentes partes, ya que toda la información es fácilmente accesible en la nube.
• Informes meteorológicos generados automáticamente y mayor precisión de datos en general.
• bitácora de obra más detallados e intuitivos.

Qué se incluye en una bitácora de obra

Dependiendo del tipo de proyecto, una bitácora de obra puede verse diferente. En cualquier caso, sin embargo, hay ciertos elementos que siempre deben incluirse. 

Estas son algunas de las secciones más notables de una bitácora de obra y la información que debe incluirse en cada una:

Condiciones del sitio

La sección de condiciones del sitio normalmente incluye cómo estuvo el clima ese día. 

Esto es importante para la documentación porque si es necesario hacer algo como la nivelación pero ha estado lloviendo durante tres días seguidos y el campo está muy embarrado, mostrará que todos estaban listos pero no pudieron hacer el trabajo durante el período de tiempo programado.

Personal

Esta área es donde se puede anotar el número de subcontratistas, trabajadores, arquitectos, ingenieros y otro personal que estuvo en el lugar de trabajo. 

No siempre es necesario enumerar los nombres, pero pueden resultar útiles en determinadas situaciones.

Actividades del contratista principal

Esta es una descripción general de lo que hizo el contratista principal durante el día. 

Si está escrito en papel, normalmente se escribe en oraciones breves y no abreviadas debido a limitaciones de espacio.

Actividades de subcontratistas

De manera similar a lo descrito anteriormente, esta categoría incluye todas las actividades de los subcontratistas en el transcurso del día en el campo. 

Además de eso, se puede incluir una lista de los problemas que podrían haber encontrado o lo que debe hacerse a continuación. 

Con el uso de un software de bitácora de obra, los subcontratistas pueden enviar y recibir actualizaciones de otros agentes del proyecto en tiempo real.

Observaciones

Esta sección incluirá visitantes, accidentes, condiciones cambiadas o inseguras, problemas de programación o retrasos, entregas importantes, secuenciación e intentos fallidos de contactar a las personas. 

Aquí también es donde se pueden documentar los extras, ya que no todos los extras tienen un contrato escrito y es necesario encontrar documentación en alguna parte.

Pruebas e inspecciones

Todas las pruebas e inspecciones que se hayan realizado durante el día deben documentarse para que todos sepan cuándo se completó cada una.

 Esto también puede ser una parte integral del proceso de enganche .

Memos de reuniones y debates

Las reuniones y las discusiones son una parte importante de la rutina diaria en un sitio de construcción y lo que se discute en cada una debe documentarse.

Retrasos y problemas creados por el propietario o representante

Los propietarios y representantes pueden causar problemas con los trabajos porque cambian continuamente de opinión con respecto a lo que quieren o necesitan. 

Cualquier cambio, cambio de secuencia, planes ambiguos necesarios y cualquier otra cosa debe documentarse, de modo que se pueda probar al final si el propietario o representante se queja cuando el trabajo no se completa a tiempo como estaba programado.

Material y equipo entregado

Documentar cuándo se han entregado los materiales y el equipo permitirá a todos realizar un seguimiento de lo que está disponible.

Esto también es crucial si se supone que el equipo solo debe estar en el lugar de trabajo durante unos días, ya que permite a las personas saber cuándo es necesario devolverlo.

Dibujos

Pueden ser necesarios pequeños bocetos o dibujos para documentar cambios en los planos. 

Estos cambios en el plan acordado siempre deben documentarse en la bitácora de obra para que todo avance como se esperaba.

Fotos

Una fotografía vale más que mil palabras, lo que significa que a veces es mejor contar la historia que escribirlo todo.

Material y equipo que se solicita

Al igual que para documentar cuándo llegan los materiales y el equipo, las personas tanto en el campo como en la sala de juntas deben saber cuándo se ordenan esos dos. 

Esto les permitirá a todos saber que estos artículos llegarán más temprano que tarde.

Registros de mantenimiento y reparación

Hacer un seguimiento de cuándo se ha completado el mantenimiento del equipo y cuándo se está reparando puede ayudar a que las empresas se mantengan al día en los lugares de trabajo.

Como todos pueden ver, la bitácora de obra tiene numerosas secciones que deben completarse. 

Sin embargo, al completarlos, todos recordarán los eventos de cada día específico, lo cual es mucho mejor que intentar hacer referencia a la memoria de una persona una semana, un mes o incluso un año después.

3 razones por las que todo el mundo necesita mantener una bitácora de obra

Los sitios de construcción son lugares muy concurridos y la persona a cargo no siempre puede supervisar físicamente todo. 

Además, los directores de proyecto, los superintendentes y otras personas a cargo están tratando de realizar un seguimiento de cientos, sino miles, de pequeños detalles todos los días. Y toda esa información puede perderse u olvidarse muy fácilmente.

Una bitácora de obra bien actualizada puede ayudar mucho en esa dirección. Especialmente después de la aparición de soluciones digitales en las que la documentación de toda la actividad del sitio se ha vuelto más rápida y precisa, los informes diarios pueden funcionar como la fuente objetiva que puede mantener a todos actualizados.

Hay muchas formas en las que se puede generar una bitácora de obra. Independientemente de cómo elija crear, es fundamental que toda la información se incluya de forma sencilla y comprensible. 

Por ejemplo, todas las abreviaturas que se utilicen deben ser comunes y conocidas, de modo que no existan malentendidos por parte de los numerosos miembros del proyecto.

En los casos en que en la bitácora de obra está escrito a mano, algo que ya no se recomienda, la persona que crea el informe debe asegurarse de que toda la información sea legible y esté bien documentada.

Escrito a mano o digitalmente, a estas alturas es evidente que todos los involucrados en un proyecto de construcción deben llevar una bitácora de obra detallada y actualizada. Y esta es la razón:

1. Resolución de disputas

La bitácora de obra pueden contribuir a la reducción de las disputas del proyecto y, por extensión, al aumento de la productividad del campo y la mejora de la colaboración entre las diferentes partes.

Dado que los informes diarios de construcción incluyen información como lo que se dijo durante las reuniones del personal, quién estuvo presente en el lugar de trabajo cada día, que llegó al lugar de trabajo, qué accidentes pudieron haber ocurrido y cómo estuvo el clima, les da a todos una idea de lo que sucedió todos los días. 

Siempre que estén debidamente cumplimentados, estos informes se pueden utilizar para asuntos legales, ya que ofrecerán detalles específicos de todo lo ocurrido durante el proyecto.

2. Estandarización

Cada proyecto de construcción es diferente, pero eso no significa que un nuevo escenario que se ve ahora no se presente también en el futuro. 

Una vez que la información sobre el escenario esté documentada en la bitácora de obra, todos podrán volver atrás y revisar esa información en cualquier momento en el futuro. 

Esto ahorrará tiempo a los trabajadores y, dado que el tiempo es dinero, también se puede ahorrar bastante dinero.

Lo que es más importante es que, basándose en los datos recopilados de las bitácora de obra anteriores, las partes interesadas en la construcción podrán estandarizar todos los diferentes sistemas y procesos para proyectos futuros, mejorar la previsibilidad y aumentar los ahorros.

3. Cambios

Siempre hay empleados que se van o son promovidos en los sitios de trabajo de construcción, y la información que se incluye en las bitácora de obra puede ser una gran cantidad de información para aquellos que recién ingresan al proceso.

Estas bitácora de obra son un excelente lugar para que una persona comience mientras aprende sobre el proyecto, determina lo que ya se ha hecho y descubre lo que se debe hacer en el futuro para mantener todo en el rumbo y el cronograma.

Como todo el mundo probablemente pueda imaginar, estos bitácora de obra pueden llevar bastante tiempo completarlos y completarlos cada día. Después de todo, hay mucha información que anotar cada día y nadie quiere dejar de lado ninguno de los detalles pertinentes, ya que uno de ellos podría ser importante en el futuro.

Lo que siempre debe incluir en una bitácora de obra

Si alguien tiene un día realmente ajetreado y descubre que simplemente no tiene tiempo para completar el formulario completo, querrá incluir al menos tres cosas. 

Las tres áreas básicas que siempre deben completarse incluyen lo que se hizo en el lugar de trabajo ese día, los aspectos más destacados del día y cualquier inquietud que surgió.

Por supuesto, también puede ser necesario incluir un informe meteorológico, especialmente si el tiempo impide que alguien haga su trabajo. 

Las imágenes también son una gran adición a su registro, ya que a menudo representan la situación en el sitio de una manera mucho más precisa.

Si bien el resto de la información contenida en una bitácora de obra a veces puede considerarse impreciso y no siempre es necesario, la mayoría de las organizaciones sienten que es importante en caso de desacuerdos legales en el futuro.

Después de todo, si se deja algo fuera de estas bitácora de obra, se puede interpretar como que se está ocultando algo. 

Eso puede generar numerosos problemas que podrían evitarse simplemente tomándose el tiempo para completar todo en detalle.

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